Iemand haalt een lijst uit het ene programma, plakt ze in Excel, en typt de belangrijkste getallen daarna nog eens over in een rapport of een mail. Elke week opnieuw. Het werkt, maar het kost uren en er sluipen fouten in.
Overtypen lijkt onschuldig, maar het is precies het soort werk waar fouten ontstaan: een verkeerde regel, een cijfer dat een dag oud is, een kolom die verschoven staat. En degene die het doet, doet ondertussen niet het werk waarvoor je hem of haar eigenlijk hebt aangenomen. Het is verloren tijd die niemand op de factuur ziet, maar die er wel is.
Bijna altijd zit de data al ergens. In je boekhoudpakket, je voorraadsysteem, je planning. Het probleem is niet dat de informatie ontbreekt, het is dat ze niet vanzelf op de juiste plek terechtkomt. Tussen het systeem dat de data heeft en het document dat ze nodig heeft, zit een mens die kopieert en plakt. Dat is de stap die je kan wegnemen.
Ik leg een verbinding tussen het systeem waar de cijfers staan en het document of bericht dat eruit moet komen. De data wordt automatisch opgehaald en op de juiste plek gezet, telkens vers. Onder de motorkap gebruik ik daarvoor koppelingen en AI, maar wat jij merkt is simpel: het rapport staat er, klopt, en niemand heeft het hoeven overtypen. Je medewerker controleert nog even en verstuurt. Dat is het.
Het probleem. Bij een groothandel maakte de office manager elke maandag een verkooprapport. Cijfers exporteren uit het bestelsysteem, in Excel gieten, een grafiek bouwen, samenvatten in een mail naar de zaakvoerder. Goed twee uur, elke week.
De oplossing. Ik heb het bestelsysteem gekoppeld aan een vaste rapportsjabloon. Elke maandagochtend staat het rapport klaar in haar mailbox, met dezelfde grafiek en een korte samenvatting. Zij leest het na en stuurt door. De twee uur zijn vijf minuten geworden.
Vertel me in een gesprek van een half uur welk stuk werk zich elke week herhaalt. Meestal weet ik snel of het de moeite is om te automatiseren, en zeg ik het eerlijk als het dat niet is.
Boek een vrijblijvend gesprek